Du liebst es, den Überblick zu behalten, jonglierst mühelos mit To-do-Listen und bleibst selbst dann gelassen, wenn die Kaffeemaschine mal wieder streikt?

Perfekt! Dann bist du bei uns goldrichtig. Wir suchen ein echtes Organisationstalent, das unser Team an all unseren Standorten mit Charme, Weitblick und Struktur unterstützt. Bei uns bist du nicht einfach nur eine Assistenz, sondern der zentrale Nerv unserer Firma. Dein Alltag ist alles andere als langweilig – dafür sorgen täglich neue, spannende Aufgaben und die Gewissheit, dass dank dir alles reibungslos läuft.

Du übernimmst gemeinsam mit deiner Vorgesetzten das gesamte Office Management und verantwortest eigenständig die folgenden Bereiche:

Das Herzstück der Infrastruktur:

• Immobilien-Management: Du bist die erste Ansprechperson für alle Mietverträge, Hausverwaltungen und Reparaturen (Heizung, Licht, etc.) unserer UGs/GmbH. Du stellst sicher, dass alle Standorte einwandfrei funktionieren.
• Vertrags- und Versicherungs-Expertise: Du managst alle Verträge und Versicherungen, koordinierst die Reinigungsdienstleister und wickelst Schadensfälle ab.
• Sauberkeit & Ordnung: Du steuerst unsere Reinigungsdienstleister und sorgst für eine stets saubere und einladende Umgebung.

Von A bis Z – dein Verantwortungsbereich:

• Perfektes Onboarding: Du machst den Start für alle Neustarter:innen zu einem perfekten Erlebnis. Von Schlüssel, Willkommenspaket, Kasacks bis zu den digitalen Zugängen – du bereitest alles vor.
• Reise-Support: Du managst die Reiseprofile und bist der wichtigste Ansprechpartner für alle Fragen rund um Dienstreisen, um eine optimale Reiseunterstützung zu garantieren.
• Strukturiertes Offboarding: Du verantwortest den reibungslosen und professionellen Offboarding-Prozess.

Der Feel-Good-Faktor:

• Versorgungs-Hero: Von Kaffee, Snacks und Obst bis hin zu Hygieneartikeln und Büromaterial. Du übernimmst die Bestellungen (Amazon, Flaschenpost etc.).
• Zentrale Anlaufstelle: Du bist der wichtige Empfangspunkt für Post, Pakete, Kuriere sowie Handwerker. 
• Office-Support: Du bist die erste Hilfe bei kleinen Notfällen (Drucker streikt, Kaffeemaschine muckt auf) und für das Schlüsselmanagement zuständig.
• Event-Unterstützung: Du hilfst bei der Organisation von Team-Meetings, Geburtstagen und größeren Events (Catering, Raum-Vorbereitung).
• Stängchen-Dealer: Last but not least: Du bist der/die Held:in für unsere tierischen Teammitglieder! Du übernimmst die Bestellung der geliebten Snacks und stellst sicher, dass unsere flauschigen Vierbeiner mit ausreichend Aufmerksamkeit und Leckerbissen verwöhnt werden.

Das klingt nach dir – zumindest in einigen Punkten? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen:

• Du strukturiert arbeitest, aber flexibel bleibst – auch im größten Trubel behältst du den Überblick.
• Organisation & Pragmatismus: Du behältst den Kopf klar, auch wenn der Wasserspender streikt und der DHL-Bote klingelt.
• Kommunikationstalent: Du löst Probleme charmant und effektiv – egal ob mit der Hausverwaltung oder im Slack-Chat.
• Eigenverantwortung und Teamarbeit sind für dich so unzertrennlich wie Kaffee und Montag.
• Und zum Schluss das Wichtigste: Humor ist uns wichtig. Wenn du über dich selbst lachen kannst, bist du bei uns genau richtig.

Du musst kein Häkchen bei allen Punkten setzen können, aber ein paar Skills erleichtern dir den Start bei uns:

• Ein abgeschlossenes Studium oder eine Ausbildung (z. B. in Büroverwaltung).
• Erste Erfahrungen im Office Management sind von Vorteil, wichtiger ist uns jedoch dein Wille, Neues zu lernen.
• Du bist sicher im Umgang mit gängigen Tools und hast ein gutes Auge fürs Detail.
• Fließendes Deutsch ist ein Muss, Englischkenntnisse ein Plus.